Politique de confidentialité

Elka Pieterman S.P.R.L. (dénommée ci-après ‘Elka Pieterman’) respecte votre vie privée et traite avec précaution vos données à caractère personnel. Comment le faisons-nous ? Nous vous l’expliquons volontiers en détail ci-dessous. Lisez attentivement notre déclaration de confidentialité pour connaître la façon dont nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel. Si vous avez des questions après avoir lu les pages qui suivent, contactez notre service clientèle, au téléphone 03/326 32 40 ou par e-mail à sales@elkapieterman.be.

1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Elka Pieterman traite vos données à caractère personnel car vous utilisez nos services et/ou parce que vous nous avez transmis vous-même ces données. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des données à caractère personnel que nous traitons :

• Nom et prénom,
• Sexe,
• Date de naissance,
• Fonction,
• Coordonnées
• Numéro de téléphone, portable, fax,
• Adresse e-mail.

2. Quelles données particulières  et/ou sensibles à caractère personnel traitons-nous ?

Nous ne collectons pas de données particulières comme le numéro de Registre national, la croyance religieuse, les convictions, la race, les opinions politiques, la santé, l’orientation sexuelle, l’affiliation syndicale, les antécédents judiciaires et autres. Elka Pieterman n’a pas non plus l’intention de collecter des données sur les visiteurs du site Web qui ont moins de 16 ans. Nous ne demandons pas non plus aux postulants de nous transmettre des données à caractère personnel particulières.

3. À quelles fins et sur quelle base traitons-nous les données à caractère personnel ?

Elka Pieterman traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

• Pour créer un compte client et nous permettre ainsi de vous envoyer votre commande, de vous faire parvenir votre facture et de traiter votre paiement.
• Pour vous contacter avec les données adéquates et vous informer uniquement des produits/services qui peuvent être intéressants pour vous.
• Pour vous contacter afin de répondre à vos questions.
• Pour vous transmettre par e-mail des informations, des offres et des actions.
• Pour traiter correctement les procédures de candidature.
• Nous traitons aussi des données à caractère personnel lorsque nous sommes légalement tenus de le faire, par exemple si nous en avons besoin pour notre déclaration d’impôts.

4. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Elka Pieterman ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps que le temps strictement nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels vos données ont été collectées. Nous expliquons ci-dessous les données à caractère personnel que nous collectons et le délai de conservation de ces données.

4.1 Compte client

Si vous complétez le formulaire d’enregistrement client sur notre site Web, vous devez nous fournir toute une série de données. Nous conservons les données d’un compte client tant que vous ne révoquez pas votre autorisation. Lorsque vous indiquez vouloir supprimer le compte créé, les données à caractère personnel sont supprimées au plus tard dans les quatre semaines : adresses e-mail personnelles, initiales, noms de famille, sexe, date de naissance et fonctions. Nous conservons durant 7 ans les données générales de l’entreprise, les données de transaction et l’historique des commandes et ce, pour l’administration fiscale. Vous possédez une entreprise individuelle ? Dans ce cas, nous supprimons aussi nom, coordonnées, adresses e-mail générales, numéro de téléphone, numéros de fax et le(s) site(s) Web de l’entreprise. Les données de votre compte client peuvent être consultées par nos divisions IT, Ventes et Marketing.

4.2 Demande d’informations

Si vous complétez le formulaire de demande d’informations sur notre site Web, vous devez obligatoirement nous fournir les données suivantes : nom de l’entreprise, lieu, adresse e-mail, adresse, nom de famille et sexe. Nous utilisons ces données pour pouvoir répondre correctement à votre demande. Votre demande est transmise à la division concernée qui est responsable du suivi. Ce sont des collaborateurs des divisions IT, Ventes et Marketing. Les données sont stockées dans la base de données de Netivity forms et supprimées au plus tard dans les quatre semaines.

4.3 Actualisations via e-mail

En tant que client, vous pouvez vous inscrire à nos actualisations via e-mail. Par ce biais, nous informons les personnes intéressées de nos produits, services et offres. Pour l’inscription à nos e-mailings, nous utilisons un système d’opt-in. Autrement dit, nous n’ajoutons votre adresse e-mail qu’après avoir obtenu votre autorisation explicite.

La seule information que vous devez obligatoirement nous fournir lors de l’inscription aux actualisations via e-mail est votre adresse e-mail. Nous nous efforçons de personnaliser nos bulletins d’information pour que les informations que vous obtenez soient conformes à vos intérêts. Pour cette raison, vous pouvez compléter ou modifier vous-même votre profil. En fonction des données que vous partagez avec nous, nous les enregistrons dans le logiciel de messagerie électronique Mailplus de Spotler. Les données à caractère personnel suivantes peuvent être enregistrées :

• Adresse e-mail,
• Nom et prénom,
• Sexe,
• Date de naissance,
• Numéro de téléphone portable
• Fonction.

Les données de votre entreprise, comme le nom, les coordonnées, les numéros de téléphone, de fax, le(s) site(s) Web, les données de chiffre d’affaires et les domaines d’intérêt, sont également associées à votre profil pour nous permettre de vous envoyer des offres ciblées. Les informations sont conservées tant que vous restez inscrit et elles peuvent être consultées par les divisions IT et Marketing d’Elka Pieterman

Chaque bulletin d’information renferme un lien de désinscription. Vous pouvez également vous désinscrire en envoyant un e-mail à notre division Marketing. Après la désinscription au bulletin d’information, nous supprimons toutes les données qui ont été collectées en plus de votre adresse e-mail dans le programme de messagerie électronique.

4.4 Sollicitations

Si vous complétez le formulaire de candidature sur notre site Web, vous devez nous fournir toutes sortes de données à caractère personnel, y compris une lettre de motivation et un CV. En outre, une vidéo de candidature ou une évaluation peut faire partie de la procédure. Nous utilisons ces informations pour nous faire une idée plus précise du candidat. Dans un premier temps, vos données à caractère personnel sont uniquement utilisées par notre division RH. Si vous êtes invité à participer à un entretien, les collaborateurs qui doivent mener l’entretien avec vous peuvent également avoir accès à vos données.

Nous supprimons vos données dans les 4 semaines qui suivent la clôture de la procédure de candidature. Dans certains cas, il se peut que nous voulions conserver plus longtemps vos données à caractère personnel (jusqu’à une durée maximale de 1 an) pour des postes vacants futurs. Le cas échéant, nous vous contactons toujours par écrit pour demander votre autorisation. En tant que candidat, vous avez le droit de consulter, de corriger et de supprimer les données archivées. Pour ce faire, envoyez un e-mail à sollicitaties@elkapieterman.be.

5. Partager des données à caractère personnel avec des tiers

Elka Pieterman ne vend pas vos données à caractère personnel à des tiers et ne les transmet que si cette démarche s’avère nécessaire pour l’exécution de notre contrat avec votre entreprise ou pour répondre à une obligation légale. Nous concluons avec les entreprises qui traitent vos données pour notre compte un contrat de traitement qui assure un niveau identique de sécurisation et de confidentialité de vos données. Elka Pieterman reste responsable de ces traitements. Dans le cas d’une présomption de fraude ou d’abus, nous pouvons transmettre des données à caractère personnel aux autorités compétentes.

6. Cookies

Un cookie est un petit fichier textuel qui est stocké dans le navigateur de votre ordinateur, tablette ou smartphone lors de votre première visite sur notre site Web. Ce fichier garde une trace du site Web visité et renferme certaines données sur cette visite.

Elka Pieterman utilise des cookies fonctionnels, analytiques et de traçage qui ont une fonctionnalité purement technique. Ils assurent le bon fonctionnement du site Web et la mémorisation de vos paramètres favoris, par exemple. Nous utilisons des cookies pour vous offrir une meilleure expérience et pour faciliter votre accès lors des visites suivantes. Ils nous aident à mieux comprendre le comportement de navigation et l’utilisation de notre site Web en vue d’une optimisation. Lorsque vous avez visité notre site Web pour la première fois, nous vous avons déjà informé de l'existence de ces cookies et vous avons demandé l'autorisation de les placer.

Vous pouvez vous désabonner des cookies en réglant votre navigateur Web de telle sorte qu'il ne stocke plus de cookies. Sachez toutefois que le site Web ne fonctionnera alors peut-être plus d’une façon optimale. En outre, vous pouvez supprimer toutes les informations précédemment stockées par le biais des paramètres de votre navigateur.

7. Google Analytics

Sur le site Web d’Elka Pieterman, nous utilisons Google Analytics pour pouvoir analyser le fonctionnement du site et mesurer le rendement de sources de trafic. Google peut transmettre ces informations à des tiers si l’entreprise est légalement tenue de le faire ou pour autant que ces tiers traitent les informations au nom de Google. Nous n’avons aucune influence en la matière. Nous n’avons pas autorisé Google à utiliser les informations analytiques obtenues pour d’autres services Google. Les informations collectées par Google sont anonymisées au maximum. Votre adresse IP n’est pas explicitement fournie.

8. Consulter, adapter ou supprimer les données

8.1 Droit d’information, d’amélioration et de suppression

Vous avez le droit de consulter, de corriger ou de supprimer vos données à caractère personnel. En outre, vous avez le droit de révoquer votre éventuelle autorisation pour le traitement de vos données, de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par Elka Pieterman et de demander le transfert de vos données.

Autrement dit, vous pouvez introduire chez nous une demande de transfert de vos données à caractère personnel dont nous disposons dans un fichier informatique vers votre propre personne ou vers une autre organisation désignée par vos soins. Votre demande de consultation, de correction, de suppression ou de transfert de vos données à caractère personnel, de révocation de votre autorisation ou d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel peut être adressée à privacy@elkapieterman.be.

Pour avoir la certitude que la demande de consultation émane bien de vous, nous vous demandons de joindre à votre demande une copie de votre carte d’identité. Noircissez votre photo d’identité, votre numéro de carte et votre hologramme sur cette copie. Et ce, pour protéger votre vie privée. Nous réagissons le plus rapidement possible à votre demande, au plus tard dans un délai de 2 semaines.

8.2 Réclamation au sujet de l’utilisation de vos données à caractère personnel

Si vous estimez que notre site n’est pas conforme à notre déclaration de confidentialité, contactez-nous via notre service clientèle. Nous attirons votre attention sur le fait que vous pouvez introduire une réclamation auprès du contrôleur national, la Commission Vie privée. Cela est possible via le lien suivant.

9. Comment sécurisons-nous vos données ?

Elka Pieterman prend la protection de vos données très au sérieux et adopte les mesures adéquates pour éviter tout abus, toute perte, tout accès non autorisé, toute publication indésirable et toute modification illicite. Si vous estimez que vos données à caractère personnel ne sont pas assez protégées ou si vous percevez des indications d’un abus, contactez-nous via notre service clientèle ou via sales@elkapieterman.be. Vous pouvez aussi joindre directement la personne responsable de la sécurisation des données via privacy@elkapieterman.be.

10. Autres fin

Elka Pieterman peut utiliser vos informations à d’autres fins que celles prévues dans notre déclaration de confidentialité actuelle. Le cas échéant, nous vous contactons toujours pour vous informer des modifications apportées à notre règlement en matière de protection des données à caractère personnel et vous offrir la possibilité de refuser votre participation.

11. En savoir davantage

N’hésitez pas à vous rendre sur le site Autorite Protection Donnees pour obtenir des informations complémentaires sur la protection de vos données à caractère personnel.